¿Qué entendemos por Sistema de Información (SI) de una empresa? Punto de vista del negocio.
En este artículo y los subsiguientes, estudiaremos con detalle algunos conceptos que son ampliamente usados, pero que son también a menudo mal entendidos o confundidos. Y lo haremos porque estos conceptos formarán la base de nuestra estructura de pensamiento para empezar a comprender el rol de los sistemas de información, para más adelante hablar de la tecnología inherente a ellos.
Es importante aclarar que estos conceptos serán tratados siempre desde el punto de vista empresarial, es decir, describiendo su rol activo en la consecución de los objetivos del negocio.

Primero entonces, analicemos qué es un Sistema de Información:
La visión más intuitiva del SI de una empresa se obtiene simplemente observando cómo la información fluye de una parte a otra de la misma, y entre ella y su entorno. Desde que un cliente ingresa al local, hasta que sale de él (con o sin el producto o servicio deseado), se genera un movimiento de información que más o menos esta dado por los siguientes eventos y flujos: pedido del cliente; el vendedor genera el pedido y manda una copia a almacén para ser servido (probablemente chequea que el cliente tenga crédito); en almacén se comprueba que exista en stock y, de ser así, lo asigna al pedido; se prepara un recibo y se adjunta al pedido y se remite a facturación; facturación genera la factura de acuerdo a las condiciones de venta, etcétera, y se origina el envío o entrega en el momento.

Toda la información recolectada, elaborada, distribuida y almacenada (datos de los clientes, proveedores, productos vendidos), junto con los procesos que manipulan dicha información (generar un pedido, enviar una copia a almacén, etc.) conforman el SISTEMA DE INFORMACIÓN de la empresa. Pero para cerrar la idea, por supuesto, debemos hablar también del objetivo que persigue dicho SI. Su objetivo es entonces, el de apoyar los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia.

El SI es entonces, un sistema más, de la misma categoría que otros más tradicionales, como el sistema de planificación, el de control, etc.

Desde una perspectiva general, las estrategias adoptadas, dan lugar a actividades de planificación, diseño y ejecución de acciones para conseguir objetivos y acciones de control. Pero "diseño y ejecución de acciones para la consecución de objetivos" puede desdoblarse en:
- acciones comerciales
- acciones en área de producción
- acciones financieras
- acciones sobre sistemas de información, etc.
(Ejemplo hipotético: El objetivo perseguido es el de aumentar las ventas de un producto "X" en un 10% en los próximos 5 meses. Dentro de las acciones comerciales podemos incluir publicidad, promociones u otras. Dentro de las acciones correspondientes a SI puedo establecer que el sistema me arroje semanalmente el porcentaje de crecimiento de ventas de ese producto y establecer así cuan cerca o lejos se está de la consecución de dicho objetivo)

Demos entonces una definición formal:
"Un SI es un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurados en función de las necesidades específicas del negocio, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la operación de la organización y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar las funciones de negocio de la empresa, de acuerdo con su estrategia." (1)

Observemos que esta definición se centra en el para qué del SI, y no en el cómo. Y establece que las necesidades de información en tiempo, forma y lugar serán satisfechas por el SI para que los responsables de tomar decisiones, lo hagan con el mayor conocimiento de causa posible y para que las acciones correctivas se lleven a cabo en el momento oportuno.

Es así como, en ocasiones, la propia estrategia de negocio puede contar con un SI como parte activa de la misma, de modo que el SI podría utilizarse como herramienta para conseguir ventajas competitivas.

Ahora, quién responde entonces al cómo del SI?. La Tecnología de la Información es la respuesta.

Pero antes veamos qué es tecnología:
Desde un punto de vista restringido, la tecnología se percibe como tecnología física, relacionada con la mecanización de los medios de producción de bienes y servicios, y el reemplazo del esfuerzo humano. Dicha perspectiva resulta evidentemente mecanicista, pues subraya las manifestaciones visibles de la tecnología a través de aparatos y procesos de automatización. Este punto de vista que sólo asocia los artefactos físicos con la tecnología se puede entender en el sentido que se trata de su manifestación más obvia.
Si ampliamos el enfoque, se debe tomar también en cuenta que está implícita la aplicación del conocimiento. Así, tenemos procedimientos, metodología, organizaciones, etc. Al respecto, resulta clara la siguiente definición de tecnología de Kast y Rosensweig (1988):
"Tecnología es la organización y aplicación de conocimiento para el logro de fines prácticos. Incluye manifestaciones físicas como las máquinas y herramientas, pero también técnicas intelectuales y procesos utilizados para resolver problemas y obtener resultados deseados".
La tecnología es por tanto, ciencia aplicada a una técnica determinada.

La TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN (TI) es aquella tecnología que soporta las funciones de un SI. Ésta, dado que está aplicada a los sistemas de información, se denomina también "Informática".

Debemos forzosamente hacer una implicación de estos dos últimos conceptos, y es que la Informática no está necesariamente ligada a las computadoras. Hoy por hoy, la computadora ha pasado a ser una herramienta importante para el tratamiento de la información, pero dentro de no muchos años, puede que sea otra la herramienta utilizada, y la tecnología que lo haga posible, seguirá siendo la informática.

Es así como la conclusión a la que debemos llegar, es que el SI de una empresa es parte integrante del conjunto de sistemas que conforman la estructura de la organización, y que la TI proporcionará soluciones claras a problemas que se presenten en la implementación de dicho sistema de información.

Un ejemplo final está dado por el correo convencional y el electrónico: el sistema de correo no es nuevo, pero con la aplicación de nuevas tecnologías, el correo electrónico - con todas las ventajas que esa tecnología ha traído - es hoy en día un medio de comunicación que está suplantando poco a poco, pero no definitivamente, al convencional.

Pero la tecnología, ¿es siempre aplicable, es siempre necesaria, es siempre deseada? Esa respuesta intentaremos darla en nuestra siguiente edición.

(1) Del libro "Estrategia y sistemas de información" Andreu-Ricard-Valor, Editoral McGraw-Hill