ESTR@TEGIA Magazine - Tecnología: Internet, Intranets y Extranets

Quizás alguna vez escucho o leyó en algún medio los términos Intranet o Extranet y creyó que se trataba de un error ortográfico. Quizás ya conoce estos términos pero no sabe exactamente a que se refieren. ¿Tendrán algo que ver con Internet?. ¿Será algún nuevo invento?. ¿Serán nuevas funciones o utilidades que han encontrado para la red de redes?. ¿O será alguna nueva forma de ver lo mismo desde una óptica diferente?. En esta edición intentaremos clarificar un poco estas cuestiones y veremos cuales son las ventajas y desventajas de su utilización. Por ultimo veremos ejemplos de funciones que son realizadas aprovechando las ventajas que tiene cada una.

SIMILITUDES Y DIFERENCIAS
Tanto la red Internet como una Intranet y una Extranet, tienen en común la tecnología subyacente. Una infraestructura basada en estándares y en tecnologías que soportan el uso compartido de recursos comunes. Por infraestructura se hace referencia a la que crea, administra y permite compartir el contenido. La única restricción técnica es que la red física debe estar basada en el protocolo IP (Internet Protocol). Por lo tanto el objetivo de las tres radica en la posibilidad de compartir contenido y recursos.
Si tuviéramos que definir qué hace diferente a cada una, diríamos que Internet ofrece "teóricamente" acceso a la información a un grupo ilimitado de personas alrededor del mundo, mientras que una Intranet solo permite el acceso a información privada y recursos de una organización a aquellas personas que pertenecen a la misma o que están estrechamente relacionadas a la organización y que tiene permiso para hacer uso, sin que ello implique de ninguna forma que tienen acceso a toda la información y a todos los recursos. Las compañías están encontrando que las intranets son herramientas poderosas para automatizar procesos, incrementando la posibilidad de acceso a sistemas críticos e información importante, compartiendo las mejores prácticas, colaborando para solucionar problemas a clientes y permitiendo un alto nivel de interacción entre sus integrantes. Los beneficios de una Intranet bien implementada incluyen el incremento de la flexibilidad de la empresa, la habilidad para responder más rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado y la habilidad de servir mejor a sus clientes.
Por último, una Extranet es una "extensión" de una Intranet, que permite el acceso no sólo al personal de la organización sino también a usuarios autorizados que sin pertenecer a ella, se relacionan a través de procesos o transacciones, como pueden ser clientes, proveedores, empresas vinculadas, etc. En un ambiente de negocios electrónicos, las empresas pueden vincular sus procesos claves para formar grupos virtuales, donde se logra un nivel de integración tan alto que es difícil decir dónde una compañía comienza y otra termina.
Para resumir un poco las diferencias que existen entre Internet, Intranet y Extranet veamos el siguiente cuadro:

INTRANETS
Como dijimos anteriormente, Intranet es una red acotada al ámbito de una organización, construída con la misma tecnología que Internet y que puede estar formada por varias redes físicas, como por ejemplo en el caso de una empresa con varias sedes ubicadas en puntos geográficamente distantes.

Las Intranets permiten:

A cada sector de la compañía, publicar información fácilmente, reduciendo costos como por ejemplo los de imprimir, distribuir y archivar documentos.
A los usuarios autorizados, acceder a la información que de otro modo requeriría mucho tiempo para su publicación.
Administrar la información dispersa por toda la organización y acceder a la base de datos de la empresa, con ahorro de costos e incremento de productividad.
Compatibilizar distintas plataformas de sistemas utilizadas en una empresa y dar cabida a todo tipo de equipos, fabricantes, redes, tecnologías y medios físicos de transmisión.
Establecer políticas de seguridad de la información, permitiendo un control de alto nivel sobre el acceso a la misma.
Utilizar una interfase común (el navegador de Internet), con el consiguiente ahorro en capacitación y desarrollo de aplicaciones para usuarios finales.
El acceso a información interna de la empresa desde cualquier lugar del mundo y en cualquier momento, incluso fuera de las horas habituales de trabajo, lo que le posibilita a un empleado, en su casa o de viaje, tener acceso a documentos necesarios con tan solo conectarse a Internet y usar una contraseña.
Que la información sea directamente administrada y mantenida por la gente que la genera.
Tener más garantía en cuanto a que la información brindada es la mejor disponible.
Hacer uso de las herramientas que habitualmente se utilizan en Internet, como el navegador, el correo electrónico, en este caso de uso interno en la organización, las listas de distribución, los boletines de noticias, la transferencia de ficheros, el acceso remoto, el chat y la videoconferencia, etc.
Contar con una plataforma excelente para poner en manos de la dirección toda la información relevante de la empresa, de forma que puedan acceder a los indicadores claves del negocio simplemente navegando a través de páginas Web.

QUÉ COSAS SE PUBLICAN GENERALMENTE
Las experiencias de Intranets realizadas en diferentes organizaciones revelan que los contenidos informativos accesibles a través de los mismos responden, en general, a los siguientes bloques:

Acceso a directorios internos: búsqueda de números telefónicos, direcciones, citas, etc.
Acceso a información en la base de datos de la empresa.
Publicación de documentos internos: informes económicos, listas de precios, publicaciones y manuales de productos, etc.
Creación de aplicaciones sencillas de trabajo en equipo.

USO DE LAS FUNCIONES EMPRESARIALES
Algunas de las aplicaciones de la Intranet en diversos departamentos de la empresa pueden ser:

Contabilidad: mediante una Intranet se pueden integrar las funciones contables y financieras del día a día.

Capturar datos contables
Tener la información contable disponible para los usuario internos, satisfaciendo el requisito de oportunidad.
Dar a conocer las políticas contables de la empresa.
Tramitar cuentas de gastos.
Informar sobre clientes que presentan problemas y el estado de los pagos.

Marketing: permite mantener informado al personal de ventas e incluso puede ser una forma de interactuar suministrando:

Información sobre productos, precios, promociones, etc.
Información de disponibilidad de productos y plazos de entrega.
Servicios postventa para los clientes.

Recursos Humanos: Es una tecnología muy útil para el Departamento de Recursos Humanos ya que puede ser empleada como vía de intercambio de información con todo el personal de la empresa.

Publicación de boletines, foros, eventos, etc.
Tramitación de documentos como currículo, hoja de servicios, etc.
Canalizar información confidencial.
Formación en la empresa vía Intranet.

Producción: la Intranet y la Web nacieron para dar respuesta a necesidades de trabajo en grupo.

Compartir archivos, planos, documentos, etc.
Documentación y control de los procesos de trabajo.
Posibilidad de integrar herramientas de trabajo en grupo.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1)- No alcanza con decir "vamos a ponerla en marcha, ya se sacará partido". Muchas Intranets bien construidas tecnológicamente resultan un fracaso. Con frecuencia vemos información desactualizada, mal gestionada porque no se ha elegido el vehículo apropiado o boletines que están inactivos.
2)- Los aspectos de la seguridad son muy importantes. Las Intranets son redes expuestas a notables riesgos de seguridad. Debemos tener en cuenta que los miembros de la organización y solo ellos, puedan acceder a la información. Cualquier conexión que no tenga una autorización debe ser automáticamente bloqueada, para evitar accesos indeseados.

En la próxima edición veremos en detalle las características de las Extranets.